Collecte de pièces
Collecte de pièces automatique : des dossiers complets sans relancer
La collecte de pièces automatique envoie à votre client la liste des documents à fournir, avec un lien de dépôt personnel. Le système coche ce qui arrive, relance pour ce qui manque et range chaque pièce au bon endroit. Le dossier se complète sans que vous écriviez un seul e-mail de relance.
Gratuit · 30 min en visio · Sans engagement
Le fonctionnement
Comment ça marche, étape par étape ?
Le schéma ci-contre montre le déroulé installé par ClickDroit. Les durées sont des exemples : les vôtres sont mesurées dans votre rapport mensuel.
- Un dossier s’ouvreNouveau client, nouvelle vente, nouvel exercice.
- Le client reçoit sa listeAvec un lien de dépôt personnel, sans compte à créer.
- Le système coche et relanceIl relance uniquement pour les pièces manquantes.
- Le dossier est completChaque pièce est renommée et rangée. Vous êtes prévenu.
Avant : 3 relancesAprès : 0
Quel est le problème ?
Il manque toujours une pièce. Vous écrivez une relance, puis une deuxième, puis une troisième. Pendant ce temps, rien n’avance, et ces heures-là, personne ne les paie.
Quelle solution ClickDroit installe-t-il ?
ClickDroit installe trois briques, ensemble ou séparément.
- Collecte avec lien de dépôt. Chaque client a son lien, qui ne donne accès qu’à ses propres pièces.
- Classement automatique. Chaque pièce est renommée et rangée dans le bon dossier.
- Extraction des données. Dates, montants, parties : les informations utiles sont reportées dans votre logiciel ou votre tableur. Vous vérifiez, vous validez.
Quel résultat attendre ?
Des dossiers complets plus vite, et des collaborateurs qui ne passent plus leurs journées à relancer. Votre rapport mensuel compte les dossiers complétés et les relances envoyées. Les chiffres affichés sur cette page sont des exemples.
Dans quels métiers est-ce utile ?
Les professions à dossiers : avocats, notaires, experts-comptables, gestion locative en immobilier, courtiers. La démo notaire montre la collecte des pièces d’une vente, étape par étape. Pour les professions réglementées, les données sont pseudonymisées avant tout traitement par une IA : voir IA et données.
Comment le mettre en place ?
Ce cas d’usage s’installe en 10 jours ouvrés avec la formule Premier robot, ou relié à d’autres tâches avec la formule Pilote automatique. Tout commence par l’audit gratuit de 30 minutes, selon la méthode ClickDroit. Pour le principe général, lisez le guide de l’automatisation IA.
FAQ
Questions fréquentes
Le lien de dépôt est-il sécurisé ?
Oui. Chaque client reçoit un lien personnel, qui ne donne accès qu’à ses propres pièces.
Mes clients doivent-ils créer un compte ?
Non. Ils cliquent sur le lien et déposent leurs pièces, depuis leur téléphone ou leur ordinateur.
Que se passe-t-il si une pièce est illisible ?
Le système le signale au client et vous prévient. La pièce reste dans la liste des manquantes jusqu’à réception d’une version lisible.
Où sont stockées les pièces ?
Dans votre espace de stockage habituel, ou dans un espace hébergé en Europe. C’est décidé avec vous pendant l’audit.
Combien de relances le système envoie-t-il ?
Vous fixez le nombre et le rythme. Après la dernière relance, vous êtes prévenu pour appeler vous-même.